Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 653-60-72 (доб. 946, бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)
Заполняем РКО правильно: пошаговая инструкция

Образец расходного кассового ордера 2019

Как заполнять РКО: сложные случаи

Хотя заполнять РКО несложно, в особых случаях возникают проблемы. Мы разобрали самые частые.

Обязательно потребуйте от представителя поставщика доверенность на получение именно у вашей компании конкретной суммы по определенному договору, товарной накладной и т.д. Ее нужно приложить к РКО. Обратите внимание, что:

  • При заполнении расходного кассового ордера кроме реквизитов доверенности обязательно нужно указать ФИО представителя и его паспортные данные.

Доверенность на получение денег без подписанного представителем РКО не доказывает, что он их получил.

  • В строку «Основание» надо обязательно вписать реквизиты договора, накладной и т.д., а также названия товаров.
  • Если оплата делается сразу по нескольким договорам, лучше составить отдельный ордер на выплату по каждому из них. Будет четко видно, сколько оплачено по каждой поставке.
  • Записывая этот ордер в кассовую книгу, нужно указать ФИО представителя, реквизиты доверенности и наименование поставщика.

С 19 августа 2017 года действует указание Банка России, согласно которому выдавать деньги под отчет можно по приказу директора. Заявление от подотчетника теперь необязательно. Главное — указать выбранный порядок выдачи (по заявлению или по приказу) в учетной политике компании.

Для расходного кассового ордера установлена специальная форма (форма N КО-2), которая утверждена Постановлением Госкомстата России от 18 августа 1998 г. N 88 «Об утверждении унифицированных форм учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации».

Расходный кассовый ордер заполняется, когда выдаются на руки наличные денежные средства в следующих случаях:

  • когда сдается в банк денежная выручка для перечисления на расчетный счет, тогда в строке «Основание» прописывается: «Наличная выручка для перечисления на расчетный счет банка»; 

  • при выдаче денег под отчет (подразумевается использование наличности для осуществления предпринимательской деятельности сотрудником компании в целях данного предприятия) денежные средства выдаются по письменному заявлению получателя (подотчетного лица), документ составляется в произвольной форме, в нем указывается сумма средств к выдаче и период, на который она выдается; 

  • при выдаче наличных денежных средств сотруднику компании для личного использования, например, командировочные расходы или материальная помощь. В этом случае в строке «Основание» допустима формулировка — «Для личных нужд»; 

  • когда необходимы наличные средства для нужд предприятия. В этом случае в документе необходимо указать конкретную цель для выдачи денег. В строке «Основание» можно указать: «Выдача денег для оплаты услуг» или «Наличные средства на приобретение товара».

Основные требования Банка РФ

Необходимо распорядительным документом (Приказом) установить лимит остатка денежных средств в кассе, который рассчитывается по формуле в соответствии с Указанием Банка России.

Важно: Субъекты малого предпринимательства и ИП в соответствии с Письмом ФНС России от 09.07.2014 N ЕД-4-2/13338 могут не устанавливать лимит остатка наличных денег.

Все операции с наличностью оформляются кассовыми документами и отражаются в кассовой книге. Так, операции по приходу, расходу наличных оформляются приходными или расходными кассовыми ордерами (можно составлять один ПКО и один РКО после закрытия смены).

Поступление и выдача наличных денежных средств отражается в кассовой книге (КК), записи в ней делаются по каждому ПКО и РКО. В конце рабочего дня кассир сверяет наличные деньги в кассе с суммой остатка по КК, заверяет записи в ней подписью. При отсутствии в течение дня движения денег по кассе запись в КК не делается.

ПКО, РКО и КК могут оформляться на бумажном носителе или в электронном виде. Исправлять электронно оформленные документы после подписания не допускается. Вносить исправления в бумажные документы можно, указав: дату исправления, подписи лиц, составивших исправляемый документ с фамилий и инициалов. Контроль за ведением КК осуществляет главбух.

Важно: ИП могут не оформлять кассовые документы и не вести КК (п.4.1 Указаний Банка России 3210-У).

Ведение кассовых операций может осуществляться кассиром, назначенным из числа работников юрлица или ИП, или самим руководителем. Ознакомление с обязанностями и правами осуществляется под роспись. У кассира должна быть печать с реквизитами для подтверждения проведения им операции и образцами подписей лиц, имеющих право подписывать кассовые документы.

Рассмотрим более подробно порядок оформления операций по выдаче наличных из кассы: сдача наличной выручки на расчетный счет, выдача заработной платы и других выплат работникам, выдача подотчетных сумм и др.

Образец оформления РКО, составляемого на основании зарплатной ведомости

Существующий порядок ведения кассовых операций определяет все нормы оформления бланка.

Заполнением граф документа вправе заниматься руководитель компании, старший бухгалтер или индивидуальный предприниматель.

Образец расходного кассового ордера 2019

Составлять кассовый ордер допускается машинописными текстом, но ограничения по поводу иного способа заполнения в законе не обозначены.

Таким образом, рукописный текст также будет являться правомерным, все буквы, при этом, должны легко читаться.

Очень внимательно следует отнестись к заполнению строки «основание».

Как показывает практика, зачастую ее попросту оставляют незаполненной.

Если по расходному ордеру выдается заработная плата, то необходимо учитывать и налоги, и все необходимые платежи.

Специальная форма для заполнения расходного ордера (КО-2) утверждена Постановлением Госкомстата N 88 от 18.08.1998 г.

Документ составляется в одном экземпляре и должен содержать необходимую информацию в графах для правильного заполнения:

  • организация — наименование хозяйствующего субъекта в соответствии с Уставом предприятия;
  • структурное подразделение — отдел организации, оформившего бланк, при его отсутствии проставляется прочерк;
  • номер ордера и дата — бланку присваивается порядковый номер по журналу регистрации (КО-3), при написании даты сначала пишется день, потом месяц и год, фиксируется день выдачи денежных средств;
  • дебет — прописываются счета бухучета, на которых следует отразить операции по выдаче денежных средств и код структурного подразделения, где осуществляется их выдача;
  • кредит — фиксируется номер бухгалтерского счета, по кредиту которого производится выдача наличности (50 — Касса);
  • код целевого назначения в РКО заполняется при расходовании средств из кассы некоммерческого учреждения, в остальных случаях проставляется прочерк;
  • сумма, руб.коп. — прописывается цифрами выдаваемая сумма;
  • выдать — персональная информация (ФИО) лица, которому передаются денежные средства;
  • основание — описание хозяйственной операции;
  • сумма — выдаваемые денежные средства записываются прописью с начала строчки с большой буквы, обозначение валюты не сокращается (рублей, рубля), если место для написания суммы еще осталось, то на этом месте пишется прочерк;
  • приложение — реквизиты первичной документации, послужившей основанием для оформления бланка.

Заполнив все необходимые сведения, свои подписи проставляют руководитель и главный бухгалтер компании.

Далее строки заполняет лицо, получившее денежные средства.

В графе «получил» фиксируется прописью сумма наличности, а также дата ее получения и личная подпись этого гражданина.

Выдавая денежные средства из кассы, ответственному сотруднику следует учесть следующие моменты:

  • выдавать наличность без подписи главного бухгалтера и директора кассир не имеет права;
  • денежные средства передаются при наличии документа, удостоверяющего личность, реквизиты которого прописываются в бланке;
  • необходимо проверить комплект документов, указанных в приложении;
  • следует убедиться, что получатель наличных пересчитал их в присутствии кассира.

Совершив все перечисленные действия, в следующей строке кассир записывает сведения из документа получателя. Затем расписывается и расшифровывает свою подпись.

В обязанности кассира компании входит проверка бланка на правильность заполнения всех строк и погашения его штампом «Оплачено» или штампом организации с указанием даты.

В качестве основания выдачи расходного ордера может выступать:

  • выручка для перечисления на расчетный счет в банке;
  • выдача наличности под отчет для осуществления предпринимательской деятельности фирмы;
  • командировочные расходы, материальная помощь сотруднику, допускается формулировка основания «для личных нужд»;
  • приобретение товаров для нужд компании.

Вступивший с 2014 года нормативный акт определяет, что применять можно не только стандартную форму КО-02, но и разработанные с учетом нужд и особенностей деятельности собственные бланки.

Образец расходного кассового ордера 2019

Расходный ордер может составляться бухгалтером, в том числе главным, кассиром, руководителем фирмы (при отсутствии на предприятии бухгалтерии) или наемным специалистом, привлеченным по договору подряда. В этом случае все необходимые подписи проставляет директор организации.

Может использоваться бланк, приобретенный в типографии, а также заполненный с помощью специализированных программ. Расходник не должен содержать никаких исправлений, в противном случае он признается недействительным. Если же ошибка допущена, документ необходимо перевыпустить в правильном варианте.

Основание для расходования денег, за исключением зарплаты, служит заявление работника, подписанное директором фирмы с указанием направления расходования.

Выписанный бланк предъявляется кассиру, который принимает его, проверяет правильность заполнения, наличие всех необходимых подписей. Далее он фиксирует его в журнале регистрации.

Предлагаем ознакомиться  День приезда и день отъезда для иностранца

Перед выдачей наличных должностное лицо должно затребовать у их получателя документ, удостоверяющий личность. После сверки с ним кассир в соответствующие графы вписывает реквизиты паспорта или иного документа. Затем работник кассы передает денежные средства их получателю, которому нужно их пересчитать и при правильности суммы расписаться в расходнике.

Важно! Если выдача денег осуществляется доверенному лицу, то вместе с паспортом проверяется и доверенность, после чего ее прикладывают к РКО.

Работникам зарплата может выдаваться по расчетно-платежным или платежным ведомостям. В этом случае при их закрытии также составляются расходные ордера на итоговые суммы. Затем документ передается кассиру, который на нем ставит штамп «Оплачено». Вместе с отчетом кассира в конце дня РКО сдается в бухгалтерию.

Рассмотрим образец заполнения РКО.

В верхней части документа пишется название фирмы и ее код согласно справочнику ОКПО. Если бланк относится к какому-либо определенному подразделению, то его название нужно указать ниже. В противном случае здесь ставится «-».

Справа от названия документа «Расходный кассовый ордер» записывается порядковый номер и дата его оформления. Последняя должна иметь вид ДД.ММ.ГГГГ.

В следующую таблицу вносятся данные бухгалтерского учета — корреспондирующие счета по дебету и кредиту, коды структурных подразделений и аналитического учета — если они используются на предприятии. Затем записывается сумма РКО цифрами. Поле «Код целевого назначения» должно заполняться только в том случае, если на фирме разработана и используется необходимая система кодирования.

В поле «Выдать» записываются полные Ф.И.О. человека, которому отпускаются денежные средства из кассы. Не допускается сюда вписывать название предприятия.

В поле «Основание» указываются причины, по которой производится выдача денег. К примеру «Зарплата», «Сдача в банк», «Суточные» и т. д.

В поле «Сумма» записывается сумма документа прописью.

Образец расходного кассового ордера 2019

В поле «Приложение» указываются наименования документов, на основании которых производится данная операция — заявление работника, платежная ведомость, квитанция и т. д.

Затем документ подписывается руководителем компании и главным бухгалтером, которые ставят свою личную подпись.

Важно! Ниже получатель денежных средств должен написать вручную получаемую сумму прописью и без сокращений, поставить дату получения и личную подпись. Затем указываются полные реквизиты документа, удостоверяющего личность — паспорта, загранпаспорта, военного билета и т. д.

Кассовый ордер подписывает работник кассы. Далее все расходные и приходные денежные операции заносятся в кассовую книгу.

Расходный кассовый ордер может оформить:

  • главный бухгалтер,
  • бухгалтер или сотрудник (например, кассир), которого назначил руководитель,
  • директор (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

РКО составляется всегда в день выдачи денег.

Образец расходного кассового ордера 2019

Оформление РКО начните с заполнения:

  • полного названия компании с указанием организационно-правовой формы,
  • кода ОКПО,
  • номера бланка в соответствии с внутренним документооборотом,
  • даты заполнения,
  • кода структурного подразделения, которое выдает деньги. Если его нет — ставьте прочерк,
  • номера субсчета, по которому учитываются наличные,
  • кода аналитического учета (если требуется),
  • кредита (т.е. номера счета, который отражает выдачу денежных средств),
  • суммы в рублях (цифрами).

Далее порядок заполнения РКО такой:

  • нужно вписать полные ФИО того, кому выдаете деньги,
  • отметить основание для выдачи, например: зарплата, материальная помощь, расходы на командировку и т.д.,
  • указать сумму прописью,
  • вписать наименование, дату и номер прилагаемого документа, на основании которого выдаете деньги. Это может быть платежная ведомость, квитанция, приказ, договор и т.д.

В расходном кассовом ордере должны быть подписи директора или уполномоченного сотрудника, а также бухгалтера. Их обязательно надо расшифровать.

Следующую часть заполняет сотрудник, который получает деньги. Он указывает:

  • Выданную сумму прописью, а копейки — цифрами. В оставшуюся незаполненной часть строки нужно поставить прочерк.
  • Дату получения денег.
  • Паспортные данные.

Подписи ставят кассир, выдавший деньги, и сотрудник, который их получил. Без заполнения этой части РКО будет недействительным. Деньги в таком случае будут считаться присвоенными работником, который их выдал.

Кассир может составить один РКО в конце рабочего дня на всю сумму, выданную за день, но при условии, что есть фискальные документы онлайн-кассы — чеки или БСО.

Исправления в расходном кассовом ордере не допускаются.

РАСХОДНЫЙКАССОВЫЙОРДЕР

Номер документа Дата составления
153Должен быть указан в зарплатной ведомости 10.07.2015Должна быть указана в зарплатной ведомости. При этом дата составления РКО — это дата закрытия зарплатной ведомости, то есть последний день выплаты по ней зарплаты

работникамЭту строку можно и не заполнять


(фамилия, имя, отчество)

зарплата за вторую половину июня 2015 годаВозможные варианты: «премия по итогам полугодия 2015 года», «отпускные» и т. д.


Один миллион пятьдесят рублейФактически выданная работникам сумма


(прописью)

Платежная ведомость от 06.07.2015 № 6-1Если ведомостей несколько, укажите их реквизиты через запятую


Один миллион пятьдесят рублейФактически выданная работникам сумма. С 01.06.2014 кассовые правила не требуют, чтобы сумму в этой строке вписывал получатель своей рукой, поэтому можно заполнить на компьютере


(сумма прописью)

«10»июля2015 г.

Совпадает с датой составления РКО

Подпись

 Эта строка остается пустой


платежной ведомости от 06.07.2015 № 6-1Если ведомостей несколько, укажите их реквизиты через запятую


(наименование, номер, дата и место выдачи документа, удостоверяющего личность получателя)
Выдалкассир

(подпись)

Монеткина А.Е.

(расшифровка подписи)

Выдача наличных под отчет

  • осуществляется на основании распорядительного документа юрлица или ИП, или заявления работника
  • авансовый отчет составляется не позднее трех дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу
  • может осуществляться до полного погашения ранее выданных в подотчет сумм

Сдача наличной выручки в банк

  • без инкассации: лицо, специально уполномоченное сдавать деньги в банк, назначается распоряжением руководителя. На такого работника выписывается РКО с отражением в КК, в графе 2 Ф.И.О. работника с надписью «Для зачисления на расчетный счет организации в таком-то банке»
  • с участием инкассатора: оформляется РКО на работника, передавшего инкассаторам сумку с деньгами. В строке «Основание» РКО пишем «Для передачи инкассаторам для зачисления на расчетный счет в банке (название банка)». Составляется препроводительная ведомость (состоит из ведомости, накладной, квитанции). Ведомость вкладывается в сумку с наличными, которая опломбируется и передается инкассаторам с накладной. У работника останется квитанция с печатью и подписью инкассатора

Выдача наличных на зарплату

  • сумма, необходимая для выплат заработной платы, устанавливается на основании платежной ведомости
  • срок выдачи денег определяется руководителем и указывается в ведомости
  • выдача производится с проставлением подписи в ведомости

Прочие выдачи

кассир требует паспорт или доверенность у получателя денег (оригинал или копия доверенности остаются в кассе)

Расходный кассовый ордер образец заполнения

Поскольку никаких четких правил касательно того, как оформить РКО при выдаче зарплаты по ведомости, в Указании нет, будем исходить из общих правил. Они таковы. У зарплатной ведомости есть срок действия — максимум 5 рабочих днейп. 6.5 Указания. Конкретный срок должен указать в ведомости директор, исходя из того, сколько дней необходимо для выдачи зарплаты всем работникам (с учетом установленных сроков выплаты зарплаты, текущих командировок, отпусков, отгулов и т. п.).

  • РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;
  • в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию. Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись. И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам суммуабз. 3 п. 6.5 Указания, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книгеп. 4.6 Указания.

Если ведомостей несколько, например на каждый отдел — своя, то не обязательно составлять отдельный РКО на каждую из них. Можно сделать один РКО на общую сумму выданной зарплаты и приложить к нему все ведомости. Соответственно, во всех ведомостях нужно проставить номер этого РКО.

В обычном, незарплатном, РКО указание получателя и его паспортных данных, а также его подписьабз. 2, 3 п. 6.1, п. 6.2 Указания нужны, чтобы у организации осталось подтверждение того, что она выплатила определенную сумму определенному человеку, а тот ее получил. И оформляют такой РКО до выдачи денег указанному в нем получателюп. 6.1 Указания.

А вот на момент составления РКО на основе зарплатной ведомости:

  • деньги уже выданы из кассы работникам по ведомости, причем часть, возможно, в предыдущие дни;
  • подтверждение выдачи каждому определенной суммы уже есть — это подписи работников в ведомости.

Поэтому РКО, составляемый на основе зарплатной ведомости, нужен только для внесения в кассовую книгу записи о выданных по ведомости суммах и не является подтверждением передачи денег. А значит, вписывать чьи-либо ф. и. о. в строку «Выдать» и паспортные данные в строку «По ___» не требуется. Соответственно, и подписывать РКО за получателя никто не должен.

Вместе с тем на практике можно встретить и другие, ошибочные, варианты оформления РКО:

Образец расходного кассового ордера 2019

В некоторых организациях заведен такой порядок: директор, главбух, начальник отдела, бригадир и так далее по оформленным на их имя РКО получают зарплату для своих подчиненных в кассе, а затем раздают ее работникам по ведомости. Невыданные суммы они вместе с ведомостью возвращают в кассу по ПКО. Но это неправильно.

Поэтому тот, кто фактически выдает зарплату, должен быть назначен кассиром с возложением на него полной материальной ответственности за вверенные ему деньги. Тогда основной кассир будет на это время старшим, а передачу зарплатных денег раздатчику нужно зафиксировать в книге учета принятых и выданных кассиром денежных средств (форма № КО-5утв. Постановлением Госкомстата от 18.08.98 № 88).

При заполнении расходного кассового ордера следует учитывать следующие моменты:

  • поле «Организация» должно содержать наименование субъекта хозяйственной деятельности, а графа «Структурное подразделение» —  его подразделения, выдавшего ордер. Если такое структурное подразделение отсутствует, то в графе ставится прочерк;
  • в строках «Номер документа» и «Дата составления» проставляется номер ордера согласно журналу регистрации по форме КО-3, а также дата его составления в формате ДД.ММ.ГГГГ. При ведении расходных кассовых ордеров должна обеспечиваться их непрерывная нумерация;
  • графа «Дебет» содержит код структурного подразделения, в котором осуществляется выдача денежных средств (при отсутствии такового – ставится прочерк), номер корреспондирующего счета, субсчета, по дебету которого отображается расход средств из кассы, а также код аналитического учета по корреспондирующему счету (прочерк – если применение таких кодов в организации не осуществляется);
  • строка «Кредит» отображает номер бухгалтерского счета, по кредиту которого осуществляется выдача денежных средств. Как правило, это счет 50 «Касса»;
  • в поле «Код целевого назначения» вносится код, который отображает цель использования выданных из кассы денежных средств. Если такие коды на предприятии не применяются – ставится прочерк;
  • в поле «Сумма, руб. коп.» — указывается расходуемая из кассы сумма цифрами;
  • строка «Выдать» содержит фамилию, имя, отчество лица, которому выдаются эти деньги;
  • строка «Основание» отображает содержание хозяйственной операции. К примеру, аванс на командировочные расходы, выдача материальной помощи и т.п.;
  • сумма выдаваемых средств отображается в строке «Сумма» и должна быть проставлена прописью. Сумма выдачи указывается прописью с начала строки с заглавной буквы в рублях, при этом слово «рубль» («рублей», «рубля») не сокращается, копейки указываются цифрами, слово «копейка» («копейки», «копеек») также не сокращается. Если после проставления в строке остается свободное место, следует поставить прочерк;
  • поле «Приложение» отображает реквизиты первичных документов, служащих основанием для выдачи средств из кассы.

После заполнения вышеперечисленной информации проставляются подписи главного бухгалтера и руководителя предприятия с их расшифровками.

Затем следуют строки, заполняемые лицом, которое получает эти денежные средства.

В строке «Получил» прописью указывается сумма денежных средств, полученных из кассы, под ней проставляется дата получения и подпись этого лица. 

После выдачи денег кассир предприятия, в отведенных для этого строках, указывает наименование, номер, дату, место выдачи документа, который удостоверяет личность лица, получившего деньги из кассы.

Ниже ставится подпись кассира с ее расшифровкой.

Кассир предприятия обязан проверить документ на правильность составления и погасить приложения к нему штампом «Оплачено» либо штампом предприятия с проставлением даты.

После погашения расходный кассовый ордер остается в кассе предприятия.

При этом вносится запись о выданных деньгах в кассовую книгу (форма N КО-4).

При этом следует придерживаться следующего порядка:

  • РКО ни на общую указанную в ведомости сумму, ни на суммы, уже выданные по ведомости с начала действия ее срока, не оформляется;

  • в кассовой книге не отражаются ни предназначенные для выдачи, ни уже выданные по ведомости работникам деньги.

На конец последнего дня срока действия ведомости кассир подписывает ведомость, помечает в ней депонированные суммы и передает ее в бухгалтерию.

Бухгалтер все проверяет и тоже ставит свою подпись.

И только после этого, но обязательно в тот же день, бухгалтер составляет РКО на общую фактически выданную работникам сумму, а его номер и дату указывает на последней странице ведомости. При этом датой составления РКО будет дата закрытия ведомости, то есть последний день выдачи зарплаты.

Затем кассир регистрирует РКО в кассовой книге.

Если зарплату в кассе получает только один работник или у в организации не много работников, то при выдаче зарплаты можно обойтись и без ведомости, то есть составить отдельный РКО на выдачу денег каждому работнику.

Как производится выдача наличных средств?

Для получения наличных средств из кассы предприятия необходимо распоряжение руководителя. Оно может быть в форме приказа или заявления на аванс. В ордере эти документы должны быть указаны в графе «Основание» и приложены к расходнику (расходному ордеру) при подшивании кассовых документов.

Выдача непосредственно наличных денег возможна только при предъявлении получателем средств паспорта, данные которого записываются бухгалтером. Также допускается получение наличных и по доверенности, но тогда она должна быть составлена по всей форме, а в расходном ордере должны быть указаны данные и того, для кого получают средства, и фактического получателя денег.

Кроме того, при получении денег без заявления на аванс, получатель должен оставить расписку с указанием своих паспортных данных и суммы, которая была получена, прописью. В обязанности кассира, выдающего наличные, входит проверка всех первичных документов, на основании которых выдаются деньги, личности получателя, соответствия расходного ордера требованиям ведения кассовой документации (проверить нужно наличие подписи руководителя, главного бухгалтера, печати, соответствия дат).

Операция

Проводка

Дебет

Кредит

Сдача наличных денег в банк через инкассаторов

57

50.01

51

57

Выплата ЗП из кассы (по платежной ведомости или РКО)

70

50.01

Выдача в подотчет сотруднику по его заявлению на хозяйственные нужды организации

71

50.01

Выплата дивидендов учредителям компании

75

50.01

Оплата контрагентам за поставку товаров, материалов, выполнение работ или оказание услуг, выплата алиментов

60, 76

50.01

Выданы денежные средства из кассы структурным подразделениям организации

79.2

50.01

Организации, использующие для ведения бухучета специальные программы, заполняют обязательные данные РКО с учетом технических возможностей, заложенных в данные программы.

Что такое и для чего он нужен в бухгалтерии?

Расходный кассовый ордер является денежным документом, фиксирующим выдачу денег из кассы компании, и служит связующим звеном для проводок (бухгалтерских).

Он никак не привязывается к ведению всего бухучета предприятия.

Это необходимо знать. Также РКО подписывает субъект, получающий наличность. На сегодняшний момент заверять подобную документацию запрещено электронно-цифровой подписью.

Как исправить ошибку в расходном или приходном кассовом ордере

В заголовке ПКО указывают названия организации и структурного подразделения (при его наличии). Если структурное подразделение отсутствует, строка не заполняется.

«Коды» выбираются из справки Госкомстата. «Номер документа» указывается в соответствии с журналом регистрации приходных и расходных кассовых документов. Кассовые документы нумеруются по порядку с начала календарного года.

«Дата составления» оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год — четырьмя арабскими цифрами: дд.ММ.ГГГГ. Если порядковый номер дня месяца и (или) месяца меньше десяти, то впереди ставится 0. Например, дату 1 января 2010 г. следует записывать так: 01.01.2010.

Приходный ордер составляется в день поступления денег в кассу, следовательно, дата, указанная в нем, и является датой оприходования денег. Записи в графах «Дебет» и «Кредит» делает бухгалтер, который будет обрабатывать первичный документ.

В графу «Дебет» заносится номер счета, по дебету которого приходуются денежные средства. Здесь же может быть указан номер субсчета в соответствии с рабочим планом счетов организации.

Образец расходного кассового ордера 2019

В графе «Кредит, код структурного подразделения» указывается код структурного подразделения, на которое приходуются денежные средства (если таковое имеется), например, отдел магазина, конкретная торговая точка.

В графе «Кредит, корреспондирующий счет, субсчет» указывается номер счета согласно Плана счетов и, если необходимо, субсчета, по кредиту которого отражается поступление денежных средств в кассу организации.

В графу «Кредит, код аналитического учета» заносится код аналитического учета по счету, указанному в предыдущей графе, если применение таких кодов предусмотрено в организации. Дебет и кредит заполняют организации в соответствии с используемым планом счетов.

Примечание: Индивидуальные предприниматели эти графы могут не заполнять, т.к. они не ведут бухгалтерский учет.

В графе «Сумма, руб. коп.» сотрудник, заполняющий документ, указывает денежную сумму (цифрами), получаемую в кассу организации.

В графе «Код целевого назначения» записывается код назначения использования поступивших средств. Эта графа используется, если организация применяет соответствующую систему кодирования.

Далее заполнение строк приходного кассового ордера производится следующим образом.

«Принято от ________»:

  • если деньги принимаются от работника организации (в которой составлен приходный кассовый ордер), то в этой строке указываются фамилия, имя и отчество этого работника в родительном падеже;
  • если деньги принимаются от работника сторонней организации, то в этой строке пишем «Принято от «наименование организации» через «Фамилия, имя, отчество»».

В строке «Основание» указывается источник поступления наличных денег, т.е. отражается содержание финансовой операции.

В строке «Сумма» записывают сумму денежных средств, которые поступают в кассу. При этом рубли можно указать прописью с заглавной буквы и с начала строки, а копейки — цифрами. Если после написания суммы в рублях в строке осталось свободное место, то его прочеркивают. Здесь следует обратить внимание на такую особенность.

Если в графе «Сумма» полученная сумма была указана с копейками, то и в этой строке сумма также указывается с копейками. Если же сумма была указана без копеек, то и в строке про копейки не упоминается. Например, в графе «Сумма» указано: 1870-00. Следовательно, в строке «Сумма» должно быть написано: «Одна тысяча восемьсот семьдесят рублей 00 копеек». Если же в графе «Сумма» указано: 450=, то в строке «Сумма» должно быть написано: «Четыреста пятьдесят рублей».

Примечание

: Рекомендация дана по аналогии с заполнение суммы прописью в платежном поручении, рекомендованных Положением ЦБ РФ

№383-П

.

В строке «В том числе» указывается сумма НДС, которая записывается цифрами, или делается запись «без налога (НДС)».

В строке «Приложение» перечисляются прилагаемые первичные и другие документы.

Квитанция к приходному кассовому ордеру заполняется аналогично самому ордеру.

Образец расходного кассового ордера 2019

Перед тем как приходный кассовый ордер попадет в кассу, он должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

После заполнения и регистрации ПКО, но до получения денег по нему, ПКО и квитанция подписываются главным бухгалтером или лицом, уполномоченным на это письменным распоряжением руководителя. Также указывается расшифровка подписи — фамилия и инициалы.

При получении ПКО кассир обязан проверить: а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера; б) правильность оформления документов; в) наличие перечисленных в документах приложений. Если какое-либо из вышеперечисленных требований не соблюдено, кассир обязан вернуть документы для доработки и надлежащего оформления.

Печать на квитанцию ставится так, чтобы краешек заходил на сам приходный ордер (см. образец заполнения). Приложенные к ПКО документы погашают штампом или надписью «Получено» с указанием даты (числа, месяца, года). После того как деньги поступают в кассу, кассир отрывает квитанцию к ПКО по линии отреза и выдает ее на руки лицу, сдавшему деньги, а сам кассовый ордер оставляет в кассе.

Итак, кратко обобщим применение этого первичного документа. Все наличные деньги организации или индивидуального предпринимателя — ИП оформляются, проводятся «приходником» — приходным кассовым ордером — ПКО.

Кассир должен тщательно проверить правильность составления приходного кассового ордера, а именно:

  • наличие подписи главного бухгалтера или бухгалтера (при их отсутствии — наличие подписи руководителя) и ее соответствие образцу;
  • наличие подписи вносителя наличных денег,
  • соответствие суммы наличных денег, проставленной цифрами, сумме наличных денег, проставленной прописью,
  • наличие подтверждающих документов, перечисленных в приходном кассовом ордере.

Кассир принимает наличные деньги полистным, поштучным пересчетом. Причем наличные деньги принимаются кассиром таким образом, чтобы вноситель наличных денег мог наблюдать за действиями кассира.

После приема наличных денег кассир сверяет сумму, указанную в приходном кассовом ордере, с суммой фактически принятых наличных денег. Если вносимая сумма наличных денег соответствует сумме в приходном кассовом ордере, только в этом случае кассир подписывает приходный кассовый ордер, проставляет на экземпляре приходного кассового ордера, выдаваемого вносителю наличных денег, оттиск печати (штампа) и выдает ему указанный экземпляр приходного кассового ордера.

При несоответствии вносимой суммы наличных денег сумме, указанной в приходном кассовом ордере, кассир предлагает вносителю наличных денег довнести недостающую сумму наличных денег или возвращает излишне вносимую сумму наличных денег. Если вноситель наличных денег отказался довнести недостающую сумму наличных денег, кассир возвращает ему вносимую сумму наличных денег.

Приходный кассовый ордер может оформляться по окончании проведения кассовых операций на основании контрольной ленты, изъятой из контрольно-кассовой техники, бланков строгой отчетности, приравненных к кассовому чеку, иных документов, предусмотренных Федеральным законом от 26 мая 2003 года № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт» , на общую сумму принятых наличных денег.

Прием в кассу юридического лица наличных денег, сдаваемых обособленным подразделением, осуществляется в порядке, установленном юридическим лицом, по приходному кассовому ордеру.

Примечание: Письмо ФНС России от 09.07.2014 № ЕД-4-2/13338

В письме особое внимание налоговики уделили оформлению приходного кассового ордера, который составляется в конце дня на сумму денег, принятую через ККТ или по бланкам строгой отчетности. Они пояснили, что составлять «приходник» нужно после того, как закончены все операции с наличными. На общую сумму принятых денег выписывается один документ.

При этом основанием для составления приходного ордера может быть либо контрольная лента, изъятая из ККТ, либо корешки бланков строгой отчетности — если кассовая техника не применяется. А также иные документы, предусмотренные Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники…».

Исправления в кассовые документы, в том числе в расходный кассовый ордер, вносить нельзя (п. 4.7 указаний Банка России от 11.03.2014 № 3210-У).

Образец расходного кассового ордера 2019

к меню ↑

Расходный кассовый ордер должен быть зарегистрирован в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3).

Журнал регистрации кассовых документов КО-3 — предназначен для регистрации кассовых документов в ходе ведения кассовых операций и применяется для регистрации бухгалтерией приходных и расходных кассовых ордеров. 

Форма № КО-3 состоит из обложки и вкладного листа, по образцу которого происходит оформление, заполнение и печать всех страниц журнала.

Вкладной лист разделен на две части: одна предназначена для регистрации приходных кассовых документов (графа 1-4), другая — для расходных (графы 5-8).

Штрафные санкции

Отсутствие или ненадлежащее оформление первичных кассовых документов, к которым, в частности, и относится расходный кассовый ордер, может повлечь для налогоплательщика штрафные санкции в соответствии со ст. 120 Налогового кодекса Российской Федерации.

Так согласно этой статье грубое нарушение правил учета доходов и (или) расходов и (или) объектов налогообложения, если эти деяния совершены в течение одного налогового периода, при отсутствии признаков налогового правонарушения, влечет взыскание штрафа в размере десяти тысяч рублей.

При этом под грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения понимается отсутствие первичных документов, в том числе первичных кассовых документов.

Также отсутствие первичных кассовых документов у организации может стать основанием в отказе налогового органа признать указанные расходы организации в целях налогообложения прибыли или единого налога в соответствии с упрощенной системой налогообложения (объект налогообложения — доходы, уменьшенные на величину произведенных расходов).

Выводы

Выдача денежных средств по форме КО-2 осуществляется только после предъявления удостоверения личности получателя (паспорт или иной документ).

Получатель наличности собственноручно фиксирует полученную сумму в ордере, подтверждая факт получения средств подписью, что является в какой-то мере распиской в получении денег.

Отсутствие данной записи подразумевается как недостача и взыскивается с кассира. Специалист, выдавая наличность и оформляя расходный ордер, должен быть предельно внимательным при проверке заполнения бланка.

Если получение денежных средств осуществляется по доверенности, данное обстоятельство должно быть зафиксировано в бланке.

https://www.youtube.com/watch?v=dysWYHADvBk

Отсутствие первичной документации (расходного кассового ордера) или ее ненадлежащее оформление может привести к наложению санкций со стороны Налогового органа в соответствии со статьей 120 Налогового кодекса РФ.

Статья описывает типовые ситуации. Чтобы решить Вашу проблемунапишите нашему консультанту или позвоните бесплатно:

Образец расходного кассового ордера 2019 7 (499) 938-43-28 — Москва — ПОЗВОНИТЬ

7 (812) 467-43-31 — Санкт-Петербург —ПОЗВОНИТЬ

7 (800) 511-52-74 — Другие регионы — ПОЗВОНИТЬ

Это быстро и бесплатно!

Related Posts

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector