Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 653-60-72 (доб. 946, бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)
Образец приглашения на совещание - Голос закона

Приглашение на торжественный прием образец

Письмо-приглашение на выставку: как составить, что написать

  1. Что писать?
  2. Как писать?
  3. Оформление и реквизиты

Письмо-приглашение – это вид делового послания-извещения. Зачем нужно письмо-приглашение, понятно из названия. Если вы проводите выставку, об этом надо как-то оповестить партнёров и прочих причастных, да ещё и замотивировать их посетить мероприятие. Давайте разберёмся, как сделать это правильно и корректно.

Что писать?

Письмо-приглашение на выставку должно приглашать на выставку. Всё, никаким другим целям оно не служит. Не нужно намекать на то, что вы хотите изменить условия сотрудничества с приглашённым, не стоит упоминать о каких-то других мероприятиях и вообще затрагивать любые вопросы, не относящиеся к делу.

Текст послания должен быть лаконичным. Не повествуйте о выставке слишком уж подробно – достаточно упомянуть самые важные моменты.

Для чего организуется выставка, что там будет? Когда, где? Можно кратко упомянуть о том, что мероприятие посетит директор какой-нибудь авторитетной фирмы. Допустимо сказать пару слов насчёт открывающихся перед участниками выставки возможностях.

Укажите программу мероприятия, если она предусмотрена. В этом возникает необходимость при проведении, например, выставки-презентации. Но если на презентации будут рассказывать о десятке новых моделей, не перечисляйте их все – лучше ограничьтесь фразой вроде «будут представлены несколько новых линеек продукции».

Как писать?

Письмо-приглашение – это вполне официальное послание, и составляется оно по принципам написания деловых писем. Используйте стандартные обращения и выражения:

  • приглашаем Вас (имеем честь пригласить Вас);
  • разрешите (позвольте) пригласить Вас;
  • мы будем (были бы) благодарны (признательны, обязаны), если Вы сможете (смогли бы) посетить выставку;
  • просим Вас не отказать нам в любезности.

Приглашение можно разослать всем нужным адресатам разом, а можно заморочиться и написать персонифицированные письма. Это займёт больше времени, зато и отклик будет более тёплым. Если отправляете письмо конкретному человеку, используйте формулировку личного обращения: «Уважаемый(-ая, -ые)…,».

И не забывайте правила написания местоимения «Вы». При обращении к конкретной персоне пишите его с большой буквы, при массовой рассылке или обращении к нескольким лицам в одном письме – с маленькой.

Можно написать приглашение на фирменном бланке, но это вовсе не обязательно.

Вы вправе выбрать любой «носитель» – обычный лист для печати, картонную карточку, цветной бланк нестандартного формата… Смело используйте художественное оформление с декоративными элементами, если захотите.

Узоры, рисунки, орнаменты – всё это допустимо. За счёт таких мелочей можно здорово увеличить привлекательность письма.

Список обязательных реквизитов стандартен:

  • название вашей организации;
  • основные сведения и справочные данные о ней (адрес, код и т.п.);
  • ОГРН/ИНН;
  • дата составления и регистрационный номер;
  • наименование адресата (название фирмы или ФИО конкретного человека, либо то и другое сразу);
  • подпись руководителя;
  • отметка об исполнителе.
  • должность, ФИО и подпись руководителя;
  • дата.

Не бойтесь при необходимости корректировать этот шаблон. Не случится ничего страшного, если вы употребите другие выражения (конечно, столь же корректные) или напишете письмо лёгким «неофициальным» языком.

Организаторов и ведущих тоже можно не указывать. Кстати, некоторые оригиналы даже отправляют приглашения в стихотворной форме, но такой формат уже далеко не все воспримут как должное.

Пригласительное письмо можно продублировать в электронном виде, но велик шанс, что оно просто затеряется в почтовом ящике адресата среди спама и деловой переписки. Лучше использовать старый добрый «печатный» вариант.

Как писать?

Как правильно пригласить коллег на совещание

Несмотря на кажущуюся формальность, работа с приглашениями – один из ключевых пунктов подготовки любого мероприятия. Именно приглашение является «лицом» виновника торжества и всего предстоящего мероприятия в целом. Как пригласить гостей правильно и что учесть при подготовке идеального приглашения? Об этом мы расскажем в статье.

Получив приглашение, гость решает, участвовать ли ему в мероприятии.

Если приглашение получателя заинтересовало или даже заинтриговало, если ему стало любопытно, как программа мероприятия воплотится в жизнь, или если, глядя на приглашение, выполненное профессионально и со вкусом, он задумался о том, какого уровня персоны могут там быть, – значит, организатор мероприятия с этой задачей по подготовке торжества справился успешно!

По ответам на приглашения становится понятно, какое примерное количество гостей стоит ожидать. Это необходимо знать, чтобы составить план рассадки на банкете, заказать угощения и напитки, спланировать размещение в зале на время официальной части, организовать трансферы, забронировать места в отеле и т.д.

Подробно рассмотрим процесс подготовки приглашения, максимально приближенного к идеальному.

Чтобы процесс подготовки приглашений, их рассылки и получения ответов от гостей прошел максимально гладко, необходимо провести тщательную предварительную работу.

Ответственным за нее желательно назначить человека, свободно ориентирующегося в списке гостей. Идеально, если организатор мероприятия сделает все собственноручно!

1. Продумать с руководителем список гостей. Несколько раз вернуться к списку, чтобы убедиться, что никого не забыли и что никто из гостей не будет испытывать неудобства из-за чьего-то присутствия.

Приглашение на торжественный прием образец

2. Узнать, как руководитель планирует обращаться к каждому гостю в приглашении (к одним – по имени-отчеству, к другим – только по имени, а к третьим – уважаемый господин/госпожа/Mr/Ms/Madame/Monsieur… и т.д.).

3. Составить список имен для печати в типографии.

4. Убедиться, что все перечисленные руководителем персоны вам известны и у вас есть их контактные данные.

6. Определиться, кто из гостей получит приглашение на личную электронную почту, а кому стоит его направить через помощника/секретаря/приемную.

8. Желательно воспользоваться опцией «Уведомить о получении/прочтении письма», чтобы не беспокоить потенциальных гостей лишними звонками с вопросом, получили ли они приглашение.

10. Наладить обратную связь с приглашенными, то есть решить, каким образом вы получите от них подтверждение присутствия: станете ожидать ответов от гостей или сами начнете звонить им, чтобы узнать решение.

Во втором случае нужно определиться, через какой промежуток времени уместно обзванивать потенциальных гостей.

Решить, кто именно будет этим заниматься, так как список может быть немаленький, а ответственность за вежливый, но настойчивый разговор – еще большей.

12. Обязательно поинтересоваться у тех гостей, которые приняли приглашение, необходима ли им дополнительная организационная поддержка: нужно ли обеспечить трансфер или проживание в городе проведения торжества, есть ли особые пожелания по продуктам на банкете с учетом возможной пищевой аллергии или специфических систем питания (вегетарианство, например), а возможно, и что-то иное.

Предлагаем ознакомиться  Жалоба в прокуратуру на конкурсного управляющего образец

13. Оперативно вносить изменения в список приглашенных.

Пример работы со списком приглашенных представлен в таблицах 1–4[1] .

Таблица 1. Список приглашений, сформированный по способу доставки

Таблица 2. Список обращений (имен) для печати в типографии

Порядковые номера соответствуют номерам списка на доставку.

Таблица 3. Список гостей, принявших приглашение, с указанием необходимой организационной поддержки

Таблица 4. Список гостей, отклонивших приглашения

Подробно рассмотрим основные элементы текста приглашения.

■ Обращение. Не будет лишним заказать в типографии именные приглашения с напечатанными именами приглашаемых (вписывать их в пустое поле – не самый лучший вариант).

Обращение к гостю должно быть точным и правильным – ошибки здесь недопустимы. Существуют общепринятые формулы вежливости и этикета.

Например, если приглашенный – иностранец с академической степенью или врач, то обращение к нему на английском языке будет начинаться с Dear Professor или Dear Dr.

Если приглашенный занимает официальный государственный пост, то и обращение должно быть соответствующим: Уважаемый господин Министр или Уважаемый господин Посол.

Все эти, казалось бы, незначительные детали делают приглашение очень личным и корректным. Приглашенный непременно оценит внимательное и уважительное отношение виновника торжества к своим гостям.

■ Название мероприятия. Приглашение обязательно должно содержать полное официальное название мероприятия (без каких-либо сокращений).

■ Место, дата, время. Дата, время и место проведения мероприятия указываются по правилам, принятым в стране гостя (если приглашение составлено на соответствующем языке). Например, для американского приглашенного эти реквизиты будут выглядеть следующим образом: дата – March 1? 2017; время начала мероприятия – 7 p.m.; адрес – Leningradsky av. 40, Moscow.

■Программа мероприятия. Помимо непосредственно обращения к гостю, названия мероприятия, места и даты его проведения в приглашении обязательно должна быть обозначена программа мероприятия (основные пункты), желательно с указанием времени начала каждой части. Программа может быть представлена подробно или в виде перечня основных тематических частей.

Подробная программа особенно актуальна для официальных визитов высшего уровня. В этом случае она может быть оформлена в виде отдельной брошюры или карточки (в зависимости от количества запланированных пунктов (Пример).

Обозначение частей программы мероприятия может быть совсем кратким, например: После официальной части состоится прием.

■ Количество приглашенных. В тексте также необходимо указать количество персон, на которых распространяется приглашение.

Количество приглашаемых также можно обозначить и в обращении, например, когда в приглашении указывают обоих супругов: Уважаемые Владимир Петрович и Ольга Сергеевна или Уважаемые г-н и г-жа Короленко, или Господин Посол просит господина Петрова с супругой пожаловать на банкет.

■Дресс-код. Дресс-код в приглашении указывается на усмотрение организатора. Если есть определенные требования к цвету или стилю одежды гостей, то это прописывается в приглашении. Например, вечернее платье для дам, смокинг для мужчин.

Если мероприятие официально-деловое, в приглашении обычно указывают международное название дресс-кода.

■ Просьба ответить на приглашение. Если мероприятие предусматривает рассадку гостей, необходимо выяснить точное количество тех, кто сможет присутствовать.

Чтобы акцентировать внимание приглашенной персоны на этом моменте, в приглашении ставят общепринятую аббревиатуру RSVP[2]. В официальных приглашениях RSVP указывают в правом нижнем углу, в менее формальных случаях эти буквы могут стоять в любом месте (как правило, в конце). Иногда просят дать ответ до конкретной даты.

Помимо RSVP встречаются формулировки Просьба ответить только в случае отказа или Просьба подтвердить Ваше участие, которые также вполне официальны и корректны.

■ Контакты организаторов. Важно указать в приглашении несколько вариантов обратной связи (электронную почту и как минимум два номера телефона организаторов).

■ Дополнительная информация. В приглашении также может быть указана другая необходимая информация в зависимости от особенностей организации и проведения конкретного мероприятия (например, если мероприятие проводится в историческом особняке, то может быть запрещено ношение обуви на каблуках-шпильках)[3].

■ План рассадки на банкете. Если помимо официальной части планируется банкет или званый ужин, для особо масштабных и торжественных мероприятий уместно вложить в приглашение план рассадки гостей с указанием стола и/или места конкретного гостя.

Это та «одежка», по которой приглашение «встречают».

Размер и дизайн приглашения зависят от цели и характера мероприятия.

Приглашения на дипломатические приемы и международные форумы, рассылаемые посольствами и членами правительства, оформляются в строгом деловом стиле на официальных бланках с государственным гербом.

Приглашение на неофициальный прием. Даже если событие не официальное, строгий стиль, как правило, сохраняется.

Приглашение на мероприятие, цель которого – собрать как можно больше гостей, будет ярким и броским.

При определении формата приглашения можно ориентироваться на размеры стандартных конвертов.

На качестве приглашений для мероприятий высокого уровня не принято экономить. Бумага должна быть «правильной» плотности и приятной текстуры. Недопустимо, чтобы типографская краска размазывалась или текст плохо читался.

Желательно, чтобы приглашения рассылались в специальных дизайнерских конвертах, по качеству не уступающих самим приглашениям.

Дизайн приглашений: примеры, образцы, шаблоны

Узнайте, как сделать приглашения запоминающимися и нестандартными! Советы, идеи и, конечно же, примеры для вдохновения. 

Иногда кажется, что проще организовать крутую вечеринку, чем сделать крутое приглашение, ведь приглашение – это «лицо» мероприятия. Оно показывает бюджет, формат и размах.

Глядя на него, гости составляют мнение о мероприятии и могут сделать выводы о том, идти или нет, что одеть и чего ожидать. Заурядное приглашение без «затравки» оставит людей равнодушными.

И если даже гвоздём вашей программы будет Леди Гага, об этом узнают лишь те немногие, кому приглашения в принципе не нужны – был бы повод. Ну, или сарафанное радио.

Как же сделать приглашения интересными и нестандартными? Прежде чем заняться дизайном, нужно ответить на два вопроса.

Для официальных мероприятий есть установленный формат приглашений, в котором все достаточно строго. Во-первых, пригласительные печатаются только на белоснежной бумаге (off white) и только чёрной краской.

Для дипломатических, официальных, а также других приёмов государственного уровня – весь текст печатный, для менее строгих допускается частичное заполнение от руки. Во-вторых, отправлять такие приглашения нужно не менее чем за две недели (а лучше за месяц).

Также они имеют установленный образец текста, который предусматривает указание формы одежды, просьбу уведомить организаторов в случае отказа и т. д. В общем, разгуляться дизайнеру тут негде.

Пример официального пригласительного в Белый дом. 

Пример хэндмейдного пригласительного. 

Не все, что хорошо для подростка, понравится его родителям. Кроме возрастных категорий, необходимо учитывать вкусовые предпочтения и формат мероприятия. Если приглашение, напечатанное на обёрточной коричневой бумаге, будет стильно смотреться на открытии новомодного кафе в стиле лофт, то для фешенебельного ресторана оно, скорее всего, не подойдёт.

Предлагаем ознакомиться  Судебное решение о сносе самовольного строения

Итак, теперь вы знаете, какие бывают пригласительные и что нужно принимать во внимание, разрабатывая их дизайн. Конечно, не стоит забывать о бюджете, способе доставки пригласительных и тексте, который в них будет.

 Как уже было сказано выше, официальные (формализованные) пригласительные имеют строгие правила оформления, поэтому их мы рассматривать не будем.

• Если позволяет бюджет, можно сделать пригласительные с использованием сложной печати, вырубки, даже кружев и страз (особенно, когда речь идёт о свадебном приглашении), но обязательно учитывайте способ доставки до получателя.

Если вы планируете отправлять пригласительные почтой, то будьте готовы заплатить за перевес конверта.

В некоторых случая делают два пригласительных: сложнодекорированный, для вручения из рук в руки, и с теми же изысками, но напечатанными на бумаге, для пересылки почтой.

• Отправлять пригласительные менее, чем за неделю до мероприятия ­– дурной тон. Более того, люди могут подумать, что о них вспомнили в последнюю минуту. Другие отклонят приглашение потому, что уже запланировали что-то другое. Поэтому старайтесь уведомить всех заранее, чтобы гарантировать хороший отклик и посещаемость.

• Заказывая партию пригласительных в типографии, сделайте на несколько пригласительных больше. В том случае, если понадобиться пригласить кого-то ещё, или вы испортите бланк, вам не нужно будет упрашивать типографию сделать дополнительный тираж. Кроме того, нужной бумаги или декора может просто не оказаться.

• Постарайтесь сделать ваш пригласительный запоминающимся и интересным. Даже если его потом выкинут, в памяти у гостей останется приятное впечатление.

Итак, от слов к делу. Самые нестандартные, изысканные и стильные пригласительные, конечно же, у известных кутюрье. Приглашая на свои показы, они не жалеют ни времени, ни денег на то, чтобы выделиться и удивить гостей.

Пригласительный на показ Louis Vuitton в тематике Hotel Suite.

Золотой ключ не просто декор, но и пропуск на мероприятие. 

Stella McCartney вместе с пригласительным подарила всем гостям зеленое кольцо гугли-глаз из своей новой коллекции. 

Эксклюзивное приглашение от Dries van Noten 

Интерактивное приглашение от KENZO. 

Не только модные дизайнеры, но и многие другие делают креативные пригласительные. Взгляните на эти!

The Art of Transformation 3D Invite

examples-and-design-templates-of-invitations-transform1

examples-and-design-templates-of-invitations-transform2

examples-and-design-templates-of-invitations-transform3

examples-and-design-templates-of-invitations-transform4

examples-and-design-templates-of-invitations-transform5

Baloon

Bridal Branch

 Corporate Event Invitation

Daniel Carlsten

examples-and-design-templates-of-invitations-DanielCarlsten_AcnePaper_01

examples-and-design-templates-of-invitations-DanielCarlsten_AcnePaper_02

Charlotte Boutique

Mangoola

examples-and-design-templates-of-invitations-mangola1

examples-and-design-templates-of-invitations-mangola2

Passport design

Tea cup

DIY Invitation

Если придумать что-то свое не получилось, а действовать нужно быстро, можно воспользоваться готовыми шаблонами.

Save the Date Template

Free Wedding Invitation Template 

Watercolor flowers template

Шаблоны приглашений на Freepik

➤ Составляем официальное письмо-приглашение

В данной статье рассмотрим, как составить официальное приглашение на встречу, переговоры или совещание. Поделимся образцами писем-приглашений.

Письма-приглашения на мероприятие: образцы

Компания, которая планирует провести мероприятие, во время подготовки к нему учитывает, что придется рассылать официальные письма-приглашения. Особенно это касается мероприятий, для которых составляют списки гостей, чье присутствие является желанным.

В таком случае недостаточно просто обзвонить их и сообщить о предстоящем событии. Важно, чтобы приглашенный человек осознавал масштаб встречи и собственную значимость. Поэтому секретарю необходимо будет составить письмо-приглашение для участия в мероприятии.

Для начала, разберитесь в классификации подобной корреспонденции и в нюансах ее оформления. Официальное деловое письмо приглашение представляет собой разновидность писем-уведомлений.

Принадлежность к этой категории определяют исходя из цели приглашения: уведомить нужных лиц о предстоящем мероприятии, времени и месте его проведения.

Основные особенности письма-приглашения на мероприятие:

  • именное, отправляется в единственном экземпляре лично каждому приглашенному;
  • содержит информацию, которая касается каждого гостя в отдельности;
  • выглядит презентабельней, чем остальные письма — бумага лучшего качества, декор;
  • может быть написано от руки.

Отметим, что в данном случае для оформления очень редко используются стандартные формы делового письма. Однако если требуется составить официальное письмо приглашение на деловое мероприятие, то его оформление с использованием бланка письма допустимо.

Письмо приглашение на мероприятие: образец

Примеры оформления письма-приглашения в 2019 году

Письмо-приглашение — это, как правило, официальный документ с печатями и росписью отправителя. Оно может быть адресовано как конкретному лицу, так и целой компании. К составлению приглашения нужно подходить основательно.

Практически во всех случаях будет уместно доброжелательное отношение к адресату и заинтересованность в его приходе на какое-либо мероприятие, выставку, собеседование или конференцию.

Ниже предлагаем несколько образцов оформления письма-приглашения.

Важно! Текст в письме должен быть кратким, корректным и лаконичным. Не допускается жаргонизма и двусмысленных фраз. Как и все прочие письма, такой документ составляется от первого лица.

В каких случаях уместно посылать письмо-приглашение?

Такие письма составляются по случаю официальных мероприятий.

Например, когда одна компания устраивает выставку, конференцию или иное мероприятие и хочет пригласить на нее сотрудников или/и управляющих сторонней организации.

С помощью письма можно пригласить конкретного человека на деловую встречу, например, на собеседование. Ниже вы найдете образцы писем-приглашение как на различные мероприятия, так и на собеседование.

Составление письма с приглашением, в первую очередь, говорит о заинтересованности и уважительном отношении отправителя. Такой документ крайне невежественно игнорировать, даже давать отказ без существенной причины — уже моветон.

Это письмо также может выступать в качестве документа, удостоверяющего о том, что человек действительно приглашен на конкретное мероприятие. То есть, его можно показать на входе в здание, в котором проводится, например, конференция.

Ситуации, в которых отправление письма с приглашением уместно или даже необходимо:

  • юбилей компании;
  • деловая встреча с одним человеком или группой лиц;
  • конференция;
  • семинар;
  • выставка.

Важно! Один экземпляр приглашения должен остаться «на руках» у отправителя.

Казалось бы, зачем составлять письмо, когда можно просто позвонить и оповестить человека о встрече? Во-первых, это удобно, особенно, когда речь идет не об одном человеке, а о компании лиц. Во-вторых, это показывает особое отношение отправителя к получателю.

Наряду с приглашением, деловое письмо может содержать также:

  • напоминание — образцы писем;
  • поздравление — примеры;
  • просьбу- образцы.

Стиль письма должен быть официальным, сдержанным. Первое обращения к получателю по ФИО или же по названию компании (если документ отправляется целой организации). Обращение должно идти по центру, ниже — текст письма.

Что обязательно нужно указывать в официальном письме:

  • данные об организации или отправителе (ФИО, ИНН, ОГРН, код и наименование компании, регистрационный номер);
  • роспись отправителя;
  • печать — желательно, так как это показывает официальность документа;
  • дата.
Предлагаем ознакомиться  Как рассчитать долю в квартире

Важно! Письмо-приглашение можно отправить по электронной почте. Это удобно, если его нужно отправить одновременно большой группе лиц.

Естественно должна быть информация о мероприятии. Нужно указать, куда именно приглашен получатель — на конференцию, деловую встречу, выставку, собеседование или иное мероприятие. Основной упор должен быть именно на само событие — во сколько проводится, есть ли дресс-код и так далее.

Пример 1: Письмо-приглашение на конференцию.

В верхнем левом углу размещается логотип компании и короткая информация, например — ООО «Стальные двери», а также дата и номер для связи. В верхнем правом углу информация об отправителе, пример — генеральный директор ООО «Стальные двери» Васильев Игорь Николаевич.

«Уважаемые коллеги! (по центру)

Приглашаем вас на конференцию, посвященную выходу новой продукции. На конференции будет представлена информацию о том, какие технологии лучше задействовать в производстве, с какими поставщиками материалов нужно сотрудничать. Конференция будет проходить 12 декабря 2017 года в 16:00 в деловом центре «Ковчег». Заявки на участие можно присылать не позднее 11 декабря 2017.

С уважением, Игорь Николаевич (внизу).»

Образец 2: Письмо приглашение на выставку

«Уважаемый Воронин Дмитрий Олегович! (по центру)

Приглашаем вас на выставку нашей новой продукции. Мы выдвигаем на рынок совершенно новый товар под торговой маркой «Стильный слон». Думаю, вам будет интересно посетить данное мероприятие. Оно пройдет 16 октября 2018 года в центре «Фокс» в выставочном зале. Начало в 19:00. Дресс-код вечерний. Будем рады видеть вас на выставке!

С уважением, Николай Васильевич, директор компании «ООО Евростиль».

Образец 3: Приглашение на собеседование

«Уважаемая Елисеева Татьяна Георгиевна!

уважением, представитель компании «ТехноМир» Яковлев Сергей Анатольевич».

Это лишь примеры, которые можно использовать в качестве подсказок. На деле пригласительные письма могут быть составлены иначе. Главное придерживаться общих правил и указывать всю необходимую информацию.

На выставку На собеседование  На собеседование

{amp}gt; Письма {amp}gt; Примеры оформления письма-приглашения в 2019 году

Письмо-приглашение – это способ предложить адресату посетить определенное мероприятие, присутствовать при каком-либо событии.

Приглашение может быть выражено устно, однако в деловых отношениях распространена именно письменная форма, имеющая ряд преимуществ. В статье предлагаем несколько образца письма-приглашения для участия в мероприятии, конференции, выставке.

Также имеется пример письменного приглашения на собеседование к работодателю и приглашение к сотрудничеству.

В деловых отношениях письмо-приглашение является важным элементом возведения доверительных и уважительных отношений двух сторон. Письменное предложение принять участие, посетить, посмотреть – это знак особого внимания, кроме того, позволяет адресату не забыть о важном событии, его ожидающем.

Зачем нужно письмо-приглашение:

  • позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • подтверждает, что адресат действительно приглашен, позволяет избежать ошибок;
  • напоминает о времени и месте встречи, события, на которое приглашен получатель.

Почему письменное приглашение лучше устного:

  • позволяет уведомить определенное лицо о каком-либо важном событии, мероприятии;
  • напоминает адресату о планах, не позволит забыть важное мероприятие;
  • выступает дополнительным знаком внимания и уважения – отправитель потратил время, чтобы письменно сообщить адресату пригласительную информацию;
  • возможно отправить даже тем лицам, с которыми нет возможности поговорить по телефону или лично.

Как отправить приглашение:

  • передать лично из рук в руки – принести адресату и вручить, данный способ позволяет не только письменно, но и устно пригласить адресату на мероприятие – встречу, собеседование, совещание, выставку, конференцию, прием или иное событие;
  • отправить почтой России, если мероприятие особо важное, то можно отправить ценным письмом с описью вложения, однако отправку нужно выполнить заранее с учетом срока доставки письма до приглашаемого;
  • отправить по электронной почте – очень простой и удобный способ, если известен e-mail адресата, данный способ часто используется рекрутерами при отправке письма с приглашением прийти на собеседование при приеме на работу.

Помимо приглашения, субъекты деловых отношений могут обмениваться письмами и другого назначения:

  • напоминание;
  • подтверждение;
  • просьба.

Чтобы данный документ выполнял свою функцию правильно, нужно обеспечить в нем достаточный объем информации. Сведения должны быть такого объема, чтобы у адресата не осталось вопросов относительно планируемого события, места и времени его проведения.

Чтобы адрес убедился, что приглашение направлено именно ему, нужно указать данные о получателе. Обычно данную информацию располагают в правом верхнем углу бланка письма в дательном падеже. Если это организация, то пишут ее наименование и местонахождение, ФИО и должность руководителя. Если это физическое лицо – то его ФИО и адрес проживания.

Далее указывают, от кого письмо направлено. Важно указать не только наименование организации или ФИО составителя и отправителя, но и контактные данные, которые позволяет при появлении вопросов относительно планируемого мероприятия задать их автору письма-приглашения.

Текст письма начинают с обращения. Используется вежливая форма. Если это конкретный человек, то обязательно указывают его полное имя или имя, отчество.

Если данные лица не в близком знакомстве, достаточно ограничиться нейтральным “уважаемый”.

Далее непосредственно пишется основная часть письма – текст с приглашение на мероприятие.

письма приглашения должно включать:

  • дату проведения события – встречи, конференции, собеседования, выставки, совещания, официального приема, указывают не только дату, но и точное время;
  • место проведения – информация в письме должна быть достаточной, чтобы у приглашенного не было вопросов относительно того, куда ему идти. Важно указать не только адрес (улицу, дом), но и дополнительную информацию – куда идти, где вход, какой этаж, какой кабинет, зал. Возможно также приложить схему движения к письму. Если нужно, то указывают также вид транспорта, которым можно доехать до места проведения мероприятия. То есть информация должна быть максимально полной, чтобы приглашенный на участие в мероприятии человек не блуждал по коридорам в поисках места проведения события, не тратил время, не опаздывал. Неточная информация в отношении данного реквизита – это неуважение по отношению к приглашаемому, ему придется уточнять, как именно ему добраться, на чем ехать;
  • вид мероприятия, его название – также важно сообщить в письме приглашении, какого вида событие ожидает приглашенного, если у него есть название, то оно пишется в точном соответствии;
  • непосредственно слово “приглашаем”, также уточняется, что именно должен делать приглашенном на указанном мероприятии – участвовать, смотреть, наблюдать, например, можно пригласить выступить на конференции с докладом, а можно пригласить посмотреть выступления на конференции других докладчиков;

Related Posts

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector