Горячая линия бесплатной юридической помощи:
Москва и область:
Москва И МО:
+7(499) 653-60-72 (доб. 946, бесплатно)
Санкт-Петербург и область:
СПб и Лен.область:
Регионы (вся Россия, добавочный обязательно):
8 (800) 500-27-29 (доб. 565, бесплатно)
Личные дела уволенных сотрудников: срок и порядок хранения — Трудовая помощь

Личные дела сотрудников и сроки хранения личных дел уволенных сотрудников

Какие документы должны входить в личные дела

Учитывая законы о том, как хранить документы сотрудников, которые уволены, они должны храниться в государственных учреждениях. Всю архивную информацию коммерческие организации обеспечивают самостоятельно, поэтому если возникает потребность потвердеть трудовой стаж для пенсии, все документы можно будет получить в архиве.

Бывший сотрудник имеет полное право потребовать предоставить ему возможность получить информацию, которая содержится в архивных бумагах, никто не может отказать ему в этом.

Состав каждого личного дела и порядок формирования для предпринимателей не закреплен в законах, но в локальном акте фирмы обязательно должна присутствовать оговорка. Все документы, которые можно отнести к личным делам, условно можно поделить на несколько групп:

  1. Первичная документация, которая оформляется, когда человек поступает на работу. К этим документам относятся те, которые сдаются сотрудником, когда он устраивается на работу, например, резюме, документы об образовании и квалификации, ксерокопии паспорта, СНИЛСа, ИИН, рекомендации от бывших работодателей, если конечно они имеются, документы о воинском учете, справка об отсутствии судимости, медосмотр, заявление о трудоустройстве, копия приказа, трудовой договор.
  2. Вторая группа, включает в себя все бумаги, которые появляются в процессе работы. Они указывают на профессиональные достижения работника и его карьерный рост. К таким бумагам, как правило, относят следующие:
  • удостоверения, которые указывают на повышение квалификации;
  • права водителя;
  • свидетельство о браке или разводе, рождения детей;
  • должностные инструкции, если заключались дополнительные соглашения, то вкладываются и они;
  • договор о материальной ответственности;
  • акты по аттестации;
  • ксерокопии приказов, которые указывают на внутреннее изменение должности человека, например, когда работник переводится на другую работу;
  • дисциплинарные взыскания и поощрения;
  • заявление на отпуск.

Следующая группа документов оформляется только в том случае, когда трудовые отношения с работодателем прекращаются. Учитывая то, что производственное дело прекращает свое существование, его следует правильно завершить. В папке последними должны находиться такие документы:

  • заявление на увольнение;
  • ксерокопия приказа на увольнение;
  • документы об увольнении, если был произведен внешний перевод;
  • свидетельство о смерти сотрудника, если работник погиб.

Личное дело представляет собой совокупность всех документов, которые имеют отношение к одному работнику, и содержит сведения о его трудовой деятельности и стаже. Все бюджетные организации ведут такую документацию, но иногда бывает и выборочное ведение, например, кадровый учет, распространяется на руководящий состав и лиц, которые несут материальную ответственность. Оформление личных дел уволенных подразумевает под собой следующие моменты:

  1. Необходимость внесения записей о всех изменениях, которые происходят с работником;
  2. Приобщение всех материалов, связанных со службой и их изъятие;
  3. Выдача материалов и заверение копий;
  4. Ведение внутренней описи;
  5. Периодическая проверка состояния документации;
  6. Закрытие и передача в архив для дальнейшего хранения.

Важно помнить, что ведение документов, которые включены в личное дело, обязательно должно быть утверждено локальным актом.

Личные дела сотрудников и сроки хранения личных дел уволенных сотрудников

Каждое личное дело включает в себя персональные данные о человеке, поэтому возникает необходимость соблюдать их защиту. Работодатель должен ограничить список тех лиц, которые имеют доступ к таким документам, и создать по организации соответствующий приказ. Лица, которые получили такой доступ, не имеют никакого права раскрывать данные без согласия субъекта, это четко прописано в федеральном законе.

Руководитель приказом назначает человека, который будет считаться ответственным за документацию данного рода и ее хранение. В список тех, кто имеет доступ к информации могут входить:

  1. Руководитель организации и его заместители.
  2. Руководитель и работники отдела кадров.
  3. Руководители и работники юридической службы.
  4. Сотрудники бухгалтерии, которые начисляют зарплату и делают отчисления в налоговую инспекцию.
  5. Руководители структурных подразделений.

Сторонние организации могут получить доступ к личным делам, но только в том случае если будет дан письменный запрос и руководитель организации даст свое согласие.

Отдел кадров должен хранить документы только тех сотрудников, которые работают. Они размещаются в специальном месте, к которому не могут иметь доступ третьи лица, это исключает возможность их потери или кражи. Как правило, для хранения используются специальные сейфы, которые запираются на ключ. Все документы располагаются в вертикальном положении под порядковым номером и в алфавитном порядке. В хранилище должен также присутствовать список всех личных дел.

Отдельно ведется журнал учета. Что касается общей формы, то она не утверждена, поэтому можно ее каждой организации разработать самостоятельно. По всем правилам, в конце рабочего дня обязательно проверяется наличие бумаг в сейфе. В случае пропажи должны немедленно приниматься меры по возвращению их на место.

На вопрос, сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников, ответ прост. Стоит учитывать, что эти бумаги длительного хранения, поэтому те, документы, которые заводились в 2003 году, будут храниться 50 лет, раньше, этот срок составлял 75 лет. Чтобы все было правильно, при увольнении, проводиться сверка всех бумаг, закрывается опись и в конце вкладывается лист-заверитель, который прошивается на все 4 протокола.

В архив дело передается после трех лет, как оно было закрыто. Хранение личных дел уволенных сотрудников должно осуществляться отдельно от действующих. Практически каждая организация имеет архивное хранилище, куда документы и перемещаются. Если такого помещения нет, тогда все бумаги могут размещаться на отдельной полке.

  1. Паспорт, где указываются все заполненные страницы.
  2. Диплом и дополнительные бумаги, которые выдаются при повышении квалификации или аттестации работника.
  3. СНИЛС и ИНН.
  4. Военный билет для мужчин.
  5. Трудовая книжка.

Дополнительно в дело могут входить такие бумаги:

  1. Справки с медосмотра и об отсутствии судимости.
  2. Заявление специалиста о приеме на работу.
  3. Автобиография и трудовой договор.
  4. Документация об аттестации.
  5. Фотографии.

Если есть необходимость, то данный список можно откорректировать. Важно помнить, что включить сведения о личной жизни сотрудника можно только в том случае, если он дал на это свое согласие.

Какой порядок ведения документов

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Что собой представляет личное дело

Личное дело на любого сотрудника представлено в виде папки, где собран весь пакет документов и сведений о работнике. Там указываются все должности, какие занимал сотрудник во время работы на предприятии. Эта совокупность документов готовится индивидуально для каждого работника. Учитывая ФЗ № 79-ФЗ и указ президента № 609, все личные дела для государственных служащих и других категорий работников, могут оформляться по желанию самого работодателя. Как показывает опыт, каждое предприятие ведет учет личных дел, так как это помогает систематизировать работу отдела кадров и организаций.

Как хранить документы

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152). Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя. При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Действующие законы

Сроки хранения и ведения личных дел регламентируются такими законами, как: Федеральный закон № 79, приказ президента России № 609, п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ, ст. 192 ТК РФ, ст. 243 ТК РФ, ст. 13.11 КоАП РФ, 13.14 КоАП РФ, ст. 137 УК РФ, 140 УК РФ, приказ Минкультуры № 558.

Учет и регистрация данных

При работе с ЛД необходимо помнить, что это одновременно работа с ПД, которые, в свою очередь, относятся к информации конфиденциального характера и имеют ограничения по их сбору, обработке, хранению и распространению.

За нарушение положений законодательства по защите ПД предусмотрена дисциплинарная, материальная, гражданско-правовая, административная и уголовная ответственность (ст. 90 ТК РФ, ФЗ от 27.07.2006 № 152).

Кроме того, с 01.07.2017 вступили в силу изменения в КоАП РФ (ФЗ от 07.02.2017 № 13), которые в основном коснулись ст. 13.11. Данным ФЗ был расширен перечень оснований, по которым работодателя можно привлечь к ответственности, и увеличены размеры штрафов за нарушения в области обеспечения защиты ПД.

Порядок учета обязательно производиться согласно нормативным актом в трудовой сфере. Естественно, что все изменения должны регистрироваться в кадровом отделе и в определенном порядке. Чтобы было удобно вести такой учет заводиться специальный журнал. В момент регистрации могут быть внесены такие данные: учетный номер, ФИО работника, дата постановки на учет, отметка о снятии с учета.

Момент постановки на учет – это дата фиксации в книге регистрации. В делопроизводстве предусматривается возможность внести изменения в папки с личными делами. Такие изменения обязательно должны фиксироваться в момент заключения брака, смены места жительства и при переводе на другое место работы.

Для того чтобы были внесены изменения сотрудник должен сам обратиться в кадровый отдел, после чего начальник архива дает команду внести данные. Внесение данных должно проходить по такому алгоритму:

  1. Сотрудник должен написать заявление, в котором будет просьба о внесении изменений в документацию. Данные могут быть внесены при определенных обстоятельствах и фактическом их подтверждении.
  2. Далее выдается приказ о том, что новшества должны быть внесены в учетную документацию.
  3. Приказ регистрируется в журнале.
  4. Непосредственно фиксируется вся информация.
Предлагаем ознакомиться  Должностная инструкция бармена кафе, обязанности бариста в кофейне

Таким образом, можно сделать выводы, что регистрация документов, их хранение и утилизация персональных данных регламентируется законодательством.

Когда оргвопросы и вопросы с законом по личным делам решены, остается их скомплектовать и оформить. Как правило, порядок следующий:

  • На каждого работника заводится отдельная папка (или файл).
  • Документы в личное дело подшиваются в хронологическом порядке по мере их поступления, начиная с документов о приеме (заявления, трудового договора, приказа о приеме) и заканчивая копией приказа об увольнении.
  • Каждый лист дела нумеруется.
  • В один том подшивают не более 250 листов (п. 4.20 правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда РФ, утв. приказом Минкультуры от 31.03.2015 № 526), если документов накопилось больше, открывают новый том.
  • Каждый поступающий документ фиксируют во внутренней описи дела.

Образец описи документов в личном деле и рекомендации по ее составлению можно найти здесь.

Сами дела нумеруются и регистрируются в журнале учета личных дел работников (форму журнала можно разработать самостоятельно).

Личные дела сотрудников и сроки хранения личных дел уволенных сотрудников

См. также: «Номенклатура дел отдела кадров».

Как оформляется личное дело сотрудника

Рассмотрим, как оформить личное дело сотрудника. Личное дело сотрудника, который уволился должно включать досье и храниться в отделе кадров до конца года. Далее на протяжении трех лет после увольнения, все документы должны пройти техническую обработку и быть переданными в архив для дальнейшего хранения. После передачи папки в архив, есть еще некоторые аспекты, которые стоит выполнить:

  1. Дело должно быть прошитым или находиться в переплете.
  2. Не разрешается хранение с кнопками и скрепками, поэтому они предварительно убираются. Дело прошивается и упаковывается в твердую обложку. Это делается для того, чтобы бумаги лучше сохранились и не подвергались обтрепыванию.
  3. Все личные документы должны быть вложены в конверт, который потом подшивается в дело и нумеруется. Все вложения и приложения, которые делаются, нумеруются по очереди. Сюда входят: военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и другие документы, которые имеют значение.
  4. В конце дела подшивается чистый лист и составляется лист – заверитель, он не входит в общее количество листов, которые имеются в папке. Такие листы обязательно заполняются согласно нормативным актам, вся информация, которая на них содержится очень важная, так как там указывается весь перечень документов и дата хранения.

Особое внимание уделяется документам, которые находятся внутри папки. Они обязательно располагаются по хронологическому признаку. То есть, все должно идти от первого документа и до последнего по очереди, таким образом, выходит, что самым первым будет ранний документ, например, это может быть письменное разрешение сотрудника обрабатывать его данные, а последний документ соответственно будет сам приказ об увольнении.

Образец оформления

Согласно приказу под № 609, который был издан президентом 30.05.2005, каждое предприятие обязательно должно собирать данные о сотрудниках. Обязательными являются следующие документы:

  1. Анкета, резюме и характеристика, также отдельно включается листок по отделу кадров.
  2. Сотрудник должен предъявить копии паспорта, документов об образовании, ИНН, страхового свидетельства и документы, указывающие на семейное положение. Документы, которые несут личную информацию о человеке, например, такие как его семейное положение могут и не предъявляться работником, это делается по его собственному усмотрению. Иногда данная информация может как-то затргивать политические или регилиозные взгляды, что является ущемлением прав, поэтому данные документы могут приниматься только с согласия самого сотрудника.
  3. Сведения об аттестации.
  4. Контракт или трудовой договор.
  5. Приказы работодателя, которые связаны с переводом на иную должность или место работы, приказы об отпусках.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

В отделе кадров личные дела работников хранятся весь период их работы в организации. Когда сотрудник увольняется, дело закрывают. Не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дела его передают в архив организации.

Оформляя дело на хранение, нужно:

  • сделать прошивку или переплет в картонную обложку в 4 прокола;
  • пронумеровать листы и прикрепить внутреннюю опись;
  • составить лист-заверитель на бланке, представленном ниже;
  • оформить обложку (титульный лист), указав на ней в том числе дату окончания дела и общее количество листов с учетом листа-заверителя.

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

Срок хранения личных дел уволенных сотрудников

В месте хранения дела располагаются в вертикальном положении по порядковым номерам, в алфавитном порядке, по структурным подразделениям и т. д. В хранилище размещается список находящихся в нем ЛД.

Все дела подлежат учету и регистрируются в отдельном журнале. Форма журнала не утверждена, поэтому его можно разработать самостоятельно, с точки зрения функциональности для конкретной организации.

Ежедневно в конце рабочего дня сотрудники кадровых служб проверяют наличие дел в хранилище. Затем шкафы (сейфы) или помещения закрываются и пломбируются. В случае обнаружения отсутствия ЛД ответственным работником принимаются меры по его возвращению или розыску.

Предлагаем ознакомиться  Передача наследственного имущества на хранение

Часто возникает вопрос, сколько хранятся личные дела сотрудников? ЛД — это документы длительного хранения (дела, заведенные после 2003 года, хранятся 50 лет; ранее — 75 лет (ст. 22.1 ФЗ от 22.10.2004 № 125)), поэтому в случае увольнения работника они подлежат тщательной проверке и закрытию. Для этого осуществляется сверка всех находящихся в деле документов, закрывается опись, в конец дела вкладывается лист-заверитель и затем дело прошивается на 4 прокола.

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения? Архивация личных дел уволенных сотрудников происходит через три года после его закрытия (для муниципальных и госслужащих этот период составляет 10 лет). Хранить ЛД уволенных необходимо отдельно от ЛД действующих работников. Если в организации имеется помещение для хранения архивных дел, то они временно перемещаются туда. Если специально оборудованного помещения нет, то располагаются либо на отдельной полке в хранилище, либо в другом сейфе.

Личное дело обязательно должно быть закрытым в тот день, когда сотрудник уволился. После этого, уполномоченный специалист проводит такие манипуляции:

  1. Проверяет, чтобы все документы были в наличии.
  2. Проверяет хронологию документов в папке.
  3. Сверяет нумерацию листов.

На внутренней описи обязательно делается итоговая запись. В ней вписывается количество листов, из которых состоит личное дело, количество листов описи. Составитель обязательно подписывает и делает итоговую запись, после составляется лист-заверитель, в котором описывается личное дело. Все бумаги сшиваются, в начале будет находиться лист опись, а в конце лист-заверитель. Титульный лист должен содержать дату закрытия, которая должна соответствовать приказу об увольнении и срок хранения папки.

Важно обратить внимание, что если уволенный работник не забрал подлинники документов, то их следует хранить до тех пор, пока он не обратиться за ними. Все документы размещаются в конверты, каждый кладется отдельно, и подшиваются к папке. Конверты нумеруются, заклеиваются и заверяются подписью.

На сегодняшний день многие компании внедрили в своей работе автоматизацию кадрового производства. Все данные о сотрудниках хранятся в электронном виде на компьютерах. Бумажные документы также не исключаются, но это больше подходит в качестве перестраховки. Надо сказать, что такое ведение документации очень удобно.

Поиск также совершается автоматически, что уменьшает затраты по времени на поиски. Важно помнить, что вести документацию в электронном виде можно, но вот на трудовые книжки это не распространяется. Есть также документы, где сотрудник должен поставить свою личную подпись, тогда кроме электронного вида обязательно сохраняется и бумажный вариант.

Личные дела и должности сотрудников

Как правило, кадровая документация заводиться на руководителей заместителей разных уровней. Также в эту категорию попадают ключевые специалисты, сотрудники, которые отвечают материально и кадровый резерв.

Важно учитывать, что на таких сотрудников необходимо заводить личные дела, не зависимо от того работают они по совместительству или на постоянной основе, по срочному договору или же на основной работе. Чаще всего никакой документации не ведется, если человек занимает должность, которая не нуждается в повышении квалификации, например, уборщица или дворник.

Учет и регистрация данных

Список работников, которые могут иметь дело с личными делами, обязательно составляется руководителей организации и им же издается соответствующий приказ. Каждый работник имеет полное право ознакомиться с информацией, которая касается его у кадровика.

Третьи лица к такой информации не могут иметь никакого отношения, потому что это уже будет считаться, нарушением законодательства РФ. В законах предусматривается ответственность по ст. 81 и ст. 192 ТК РФ, ст. 243 ТК РФ, ст. 13.11 и 13.14 КоАП РФ, ст. 137 и 140 УК РФ.

Как используется архивная информация

Личные дела сотрудников и сроки хранения личных дел уволенных сотрудников

Есть определенные правила, которые относятся к архивной информации. Они устанавливаются актуальным законодательством и практикой делопроизводства:

  1. Организация и физические лица должны сохранить данные о сотрудниках, которые ранее являлись работниками в течение определенных периодов, все они прописаны в законе.
  2. Граждане могут подавать запросы для того, чтобы получить информацию из архива.
  3. Копии и справки, которые имеют отношение к социальным и пенсионным вопросам о получении льгот выдаются бесплатно.
  4. Архивные данные на сегодняшний день можно передавать в электронном виде.

Дополнительные вопросы

Срок хранения личных дел уволенных работников составляют 50 лет. При этом все изменения обязательно учитываются и вносятся в папки. Существует специальный лист-заверитель, который находиться в конце и лист опись в начале. На титульном листе выносится дата закрытия дела и срок его хранения.

Если работник оставил документы – подлинники, то каждый такой документ вкладывается в отдельный конверт и также крепится к делу. Каждый такой конверт имеет свою нумерацию, что также очень важно при правильном делопроизводстве.

Как правильно осуществляется архивация личных дел уволенных сотрудников? Если человек увольняется, то его дело извлекается и прошивается. Оформляется лист-заверитель, который содержит всю информацию о количестве листов и нумерацию. В этот лист могут вноситься данные о поврежденных документах, если вместо них были вложены новые.

Related Posts

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

Adblock detector